連載『素晴らしき設備音響/映像の世界』①　打ち合わせの大切さ

公開日：2023.06.7

打ち合わせの大切さ

少し連載コラム風に書いてみたいと思います。まだ、名前も考えていません。少し大げさですが連載『素晴らしき設備音響/映像の世界』と仮名を付けました。

その連載の一つ目として「打ち合わせの大切さ」について書いてみたいと思います。

私は、この仕事始めてから、「お客様との打ち合わせ」を、とても大切にしてきました。理由はシンプルです。お客様が望まれないもの、喜ばれないものを仕事としてご提供しても意味がないと考えているからです。私はこの仕事が好きではじめました。

月並みかもしれませんが、そして、その後、「多くのお客様に喜んで頂けた」ということが、この仕事を長く続けてくることができた最大の理由でもあります。個人事業で始めた仕事がこうして法人になり、会社として成長することができたのも、お客様のおかげだと思っています。

ですから、私にとっては「お客様が喜ばれることを実現するお手伝い」であることがとても大切であり、「『設備音響/映像』の仕事はサービス業である」というのが私の強い心情でもあり、我が社の理念でもあります。

私たちの仕事の始まりは、常に「打ち合わせ」から始まります。言い換えれば「依頼の聞き取り」と言ってもよいかもしれませんが、いずれにしても、「お客さんが何を望まれているかを知ることが仕事の始まり」です。

「打ち合わせ」は、「消極的には、わたしどもとお客様の間に齟齬や誤解が生まれないようにすることために実施するもの」でもありますが、「積極的な意味では、より良いサービスをご提供するために実施することでもある」と私たちは思っています。

仮に、同じ金額をお支払いいただくとしても、そのプロセスがきめ細やかであればあるほど、結果的には、お客様の満足につながることが多いと考えているからです。
それに、しっかり打ち合わせをすることで、行き違いによるがっかりも減りますし、納品後にクレームになるということも起きません。これはお客様にとっても弊社にとってもとても大切なことです。

打ち合わせでするべきこと、決めるべきことはたくさんありますが、たとえば、目的や用途、夢、実現されたいことの理想、予算、納期、座席数など、さらに、新築の場合、建物を建てる際の設計に影響が及ぶ場合もあります。

ですから、打ち合わせはとても大切です。そして、打ち合わせで私が大切にしていることは、まず、ご要望の聞き取りです。

たとえば、マイクは何本必要など、お客様側で把握されている場合もあれば、そうでない場合もあります。

機材などにお詳しい方や、されたいことが機材のレベルまで具体的に決まっているようなお客様は、それほど多くありません。専門家の立場から言えば、お詳しい方の方が、話が早いとというのは事実ではありますが、そういう方の数は多くはありません。そして、私としては、どちらのお客様であっても、打ち合わせの重要度は変わりません。

過去の経験から言えば、専門家ではない方からのご依頼が圧倒的に多かったです。こうした場合は、こちらがプロとして、過去の経験から、お客様がされたいことを、打ち合わせからくみ取ったことをお客様への提案としてご提示することがとても大切になります。また、私は、専門家であることによる自己満足な仕事にならないように常に自戒してきました。

ですから、「専門家ではないから、わからない、詳しくない」というお客様でもご安心ください。

また、仮にご担当者様がお詳しい方であったとしても、こうした設備音響を導入されるお客様は、多くの場合、個人ではなく、会社や団体様などの組織であることがほとんどです。

そうした場合、必ず、「専門ではない方」もおられます。そうした場合、当然、意思決定のプロセスにおいて「合意」が必須になります。ですから「打ち合わせ」の結果として、その次のプロセスとして、「ご提案」、「プレゼン」、「資料作成」などが、大切になってくると考えています。このことについては次回、別途記事にしたいと思います。

打ち合わせで大切なことのもう一つは、「一部の内容はお客様に必ず決めて頂かないといけないこともある」ということです。すべては書けませんが、たとえば、「どこがステージで、どこが客席か」「どのあたりに座席を配置する予定か」などです。後は用途です。たとえば会議がメインか、音楽をされるのか、映像配信が必要か、それらすべてを満たす必要があるか、など、そうしたことです。その会場で何をされるのかによって、必要になる機材やご予算の幅も大きく変わります。

設備音響の世界では、一つの機材ですべてをまかなうのではなく、多くの機材を組み合わせて、その会場における機能を実現することになります。要するに、個々の機材の力を借りて（その機能を使って）、目的を実現するわけです。そして、それは機材の増減と予算にも大きく関わることですので、利用用途の決定はとても大きな要素でもあります。

その意味でも、私どもからのシステムの提案には、まずは、お客様との打ち合わせ、ご意見やご要望、用途をお聞きするということがとても大切になります！

ある意味、当たり前のことを書いただけといえば、そうかもしれません（笑）ただ、だからこそおろそかにしてはいけないと思っています。

＜まとめ＞

以上のことが踏まえ、私がお伝えしたいことは、まとめると以下のような事になります。

・打ち合わせは完成（納品）にむけてとても大切な要素である。

・その意味で、お客様のご意見や要望を丁寧に聞き取ることが、とても大切であり、私どもはそれを重要視している。

・お客様が専門家であるかどうかにかかわらず、弊社からの提案こそが、プロとしての仕事としてとても重要。

・その提案は「専門家ではない方」にも理解していただけるように、できるだけわかりやすくする努力が必要であり、弊社ではそれを強く心掛けている。

・お客様側で決定して頂かないといけないこともある。

・用途や目的を決定し、そこから逆算しての仕様決定のためのも打ち合わせは重要であり、それは予算にも大きく関わることが多い。

ということになるかと思います。

最後に、文章で書くとどうしても固くなってしまいますが、私は関西人ですし、時に笑いを入れつつ、リラックスした打ち合わせが理想だとおもっています！